DocuWare Digitale Entgeltakte

Warum digitale Entgeltunterlagen ab 2027 zum Pflichtthema werden

Die Gesetzesänderung nach § 8 Abs. 2 BVV verpflichtet Unternehmen dazu, bestimmte begleitende Entgeltunterlagen ab dem ersten Januar 2027 ausschließlich in elektronischer Form zu führen. Die bisherige Möglichkeit der Befreiung von der elektronischen Führung (§ 8 Abs. 3 BVV) läuft zum 31. Dezember 2026 aus.

Wichtig: Es besteht NICHT die Verpflichtung, alle HR-Dokumente oder Personalakten vollständig digital zu führen. Die Pflicht bezieht sich lediglich auf bestimmte elektronische Entgeltunterlagen.

Spätestens ab 2027 müssen Unternehmen diese Dokumente elektronisch, lückenlos und jederzeit auswertbar vorhalten. Je früher sie starten, desto besser: Eine frühzeitige Umstellung bedeutet weniger Stress beim Jahreswechsel und birgt zahlreiche Vorteile durch eine verbesserte Übersicht und effiziente Prozesse – weit über die reine Gesetzeskonformität hinaus.

Welche Entgeltunterlagen Unternehmen digital bereithalten müssen

Diese Unterlagen sollten Unternehmen unter anderem elektronisch und prüfungssicher verwalten:
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- Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Nachweise zur Versicherungspflicht oder Versicherungsfreiheit
- Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkasse
- Nachweise zur Staatsangehörigkeit, Entsendung oder Elterneigenschaft (z.B. Geburtsurkunden, Aufenthaltsgenehmigungen)
- Erklärungen, Anträge und Bescheide mit Bezug zur Entgeltabrechnung (z.B. Steuererklärungen, Elternzeitanträge, Zuschussbescheide)
- Weitere Dokumente, die im Kontext von Lohnabrechnung, Sozialversicherung oder Betriebsprüfung benötigt werden

Anforderungen an eine digitale Entgeltakte

Vollständigkeit, Auffindbarkeit und Prüfbarkeit

Eine digitale Entgeltakte muss sicherstellen, dass alle relevanten Dokumente vollständig, strukturiert und schnell auffindbar sind. Grundlage dafür sind einheitliche Dokumententypen und eine klare Ablagestruktur, ergänzt um aussagekräftige Metadaten wie Name, Personalnummer, Zeitraum, Dokumentenart und Status. Informationen sollten sowohl über gezielte Suchkriterien als auch über eine Volltextsuche schnell auffindbar sein. Für Prüfungen ist zudem entscheidend, dass Unterlagen gezielt exportiert und bereitgestellt werden können und jederzeit nachvollziehbar ist, welche Dokumente prüfungsrelevant sind und wo sie liegen.

Datenschutz und Zugriffsschutz

Der Schutz sensibler Entgelt- und Personaldaten basiert auf klar definierten Zugriffsrechten nach dem Need-to-know-Prinzip. Unterschiedliche Rollen aus HR, Payroll, IT, Geschäftsführung oder Prüfung erhalten dabei nur die jeweils erforderlichen Berechtigungen. Alle Zugriffe, Änderungen und Exporte werden nachvollziehbar dokumentiert. Gleichzeitig werden unkontrollierte Ablagen wie E-Mail-Verteiler, lokale Dateien oder Papierkopien reduziert, um Risiken im Umgang mit sensiblen Informationen zu vermeiden und die Datenverarbeitung sicherer zu gestalten.

Aufbewahrung, Fristen und Löschung

Eine digitale Entgeltakte unterstützt die strukturierte Steuerung von Aufbewahrungs- und Löschfristen je Dokumententyp. Dazu gehören klar definierte Prozesse für Sperrung und Löschung ebenso wie die Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten und Datenschutzanforderungen. Ziel ist es, keine Daten länger als notwendig vorzuhalten und gleichzeitig sicherzustellen, dass Verantwortlichkeiten für Prüfung, Löschung und Sperrung eindeutig geregelt sind.

So gelingt die Umstellung auf digitale Entgeltunterlagen

Schritt 1: Bestandsaufnahme machen

Am Anfang steht die transparente Analyse der Ist-Situation: Welche Entgeltunterlagen entstehen und wo werden sie aktuell abgelegt – in HR- oder Payroll-Systemen, der Zeiterfassung, E-Mails, Netzlaufwerken, Papierakten oder bei externen Dienstleistern? Ebenso wichtig ist die Frage, welche Dokumente prüfungsrelevant sind, welche regelmäßig gesucht oder nachgereicht werden müssen und wo heute Medienbrüche, Rückfragen oder unnötiger Suchaufwand entstehen.

Schritt 2: Aktenstruktur und Verantwortlichkeiten definieren

Bevor technische Lösungen zum Einsatz kommen, wird die inhaltliche Struktur für die digitale Entgeltakte festgelegt. Dazu gehören eine einheitliche Logik, klare Dokumententypen sowie verbindliche Benennungs- und Strukturregeln inklusive Metadaten. Ebenso zentral ist die solide Abgrenzung zur digitalen Personalakte. Parallel werden Verantwortlichkeiten zwischen HR, Lohnbuchhaltung, Geschäftsführung, IT, externen Dienstleistern und Steuerberatung definiert sowie verbindliche Regeln für neue und bestehende Dokumente festgelegt.

Schritt 3: Dokumente zentral erfassen und zuordnen

Erst auf Basis dieser Struktur werden Dokumente zusammengeführt. Digitale Unterlagen werden aus bestehenden Systemen automatisch importiert, Papierdokumente bei Bedarf strukturiert digitalisiert. Entscheidend ist die korrekte Zuordnung zu Akten und Dokumententypen, um eine saubere Struktur sicherzustellen. So werden Dubletten, fehlende Nachweise und unklare Versionen vermieden und alle relevanten Quellen systematisch eingebunden.

Schritt 4: Workflows und Fristen automatisieren

Wenn Struktur und Datenbasis stehen, können Prozesse effizient unterstützt werden. Dazu gehören beispielsweise Erinnerungen an fehlende oder ablaufende Nachweise, klar definierte Prüf- und Freigabeprozesse sowie eine vorbereitete Bereitstellung für Betriebsprüfungen. Auch Eskalationswege bei offenen Aufgaben und eine transparente Statusverfolgung je Dokument sorgen für mehr Verlässlichkeit und Nachvollziehbarkeit im Alltag.

Checkliste: Welche Funktionen sollte eine Lösung für digitale Entgeltunterlagen bieten?

Wichtig bei der Auswahl der geeigneten Lösung sind folgende Funktionen:

• Zentrale digitale Aktenstruktur
• Automatischer Dokumentenimport (Schnittstellen zu Payroll, HR, Zeiterfassung etc.)
• Sichere, differenzierte Rechteverwaltung
• Volltextsuche und Metadatenfilter
• Fristen- und Wiedervorlagenmanagement für gesetzliche und interne Anforderungen
• Audit-Trail für Zugriffe und Änderungen
• Export- und Bereitstellungsfunktionen, speziell für Betriebsprüfungen
• Verknüpfung von Dokumenten, die thematisch zusammengehören
• Skalierbarkeit, damit bei Bedarf weitere HR-Dokumentenprozesse digital abgebildet werden können

Unser Service als DocuWare Partner

Als zertifizierter DocuWare Silver Partner stehen wir Ihnen mit umfassender Expertise zur Seite. Wir unterstützen Sie bei der Implementierung der Digitalen Personalakte (digitalen Entgeltakte) in DocuWare und sorgen dafür, dass Ihre Prozesse optimal an die neuen Anforderungen angepasst werden.
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Unser Leistungsangebot umfasst:
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- Individuelle Beratung: Analyse Ihrer bestehenden Prozesse und Entwicklung einer maßgeschneiderten Lösung.
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- Schulung und Support: Umfassende Schulung Ihrer Mitarbeitenden und kontinuierliche Betreuung.

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Damit Sie sich von den Vorteilen von DocuWare selbst überzeugen können, bieten wir Ihnen eine kostenlose Testphase an. So können Sie die Funktionen und Vorteile der Plattform risikofrei kennenlernen und in Ihrer Arbeitsumgebung testen.

Fazit

Das Jahr 2027 sorgt für Dringlichkeit – der eigentliche Nutzen entsteht schon jetzt: Mit der digitalen Entgeltakte reduzieren Unternehmen bereits im Vorfeld den Suchaufwand, schaffen mehr Transparenz, sorgen für klare Zugriffskontrollen sowie jederzeit prüfbereite Prozesse. Entscheidend für den Erfolg ist dabei ein ganzheitlicher Ansatz, der Dokumente, Zuständigkeiten, Rechte, Fristen und die Bereitstellung an sich gleichermaßen betrachtet.

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